Organizziamoci con Google Workspace è il nome scelto per un corso di formazione organizzato dal Centro Servizi Volontariato del Friuli Venezia Giulia nell’ambito dell’iniziativa “Digitale Facile“.

Parliamo di una serie di eventi, corsi e laboratori il cui filo conduttore è proprio l’avvicinamento delle persone alle opportunità e le applicazioni offerte dal mondo digitale, da Whatsapp a Facebook al video making con lo smartphone, fino al mondo di Google Workspace.

L’avvicinamento delle persone al mondo digitale è uno dei temi su cui anche Informatica Solidale si impegna da anni con progetti e corsi di formazione. Da questa identità di valori è scaturita l’opportunità di essere la docente per questo corso, opportunità che ho colto con grande piacere.

Durante il corso ho avuto modo di conoscere una cinquantina di altri ragazzi di tutte le età, volontari come me, a cui ho tenuto compagnia per tre lezioni, per un totale di 4 ore, di autentico laboratorio virtuale. Anche nei corsi che tengo a distanza mi piace utilizzare la tecnica delle “mani in pasta”, che riduce al minimo la parte teorica per dare molto spazio alla pratica. Alcuni studenti avevano qualche familiarità con gli strumenti digitali, altri (la maggioranza) molto meno. Il mio obiettivo era rendere tutto questo accessibile, pratico e, spero, anche divertente.

Per molte persone gli applicativi di Google si limitano a Gmail, e di solito è da lì che comincia tutto. Ma la vera goduria inizia quando si organizza un lavoro di gruppo, con persone sparse geograficamente. Le riunioni a volte sono necessarie, a volte anche piacevoli. Ma se i gruppi non sono nella stessa area geografica può essere complicato riunirsi velocemente per lavorare insieme.

Allora ci si mette d’accordo per una videochiamata. Avete presente quante mail circolano per mettersi d’accordo sull’orario? Invece, quanto è più facile e veloce organizzare l’incontro conoscendo subito le fasce orarie disponibili di ciascun partecipante? Questo è possibile configurando a dovere Google Calendar e Google Meet che si integrano naturalmente.

Lavorare insieme e fare brainstorming a distanza è possibile, ed è semplice come creare un documento o una presentazione e lavorarci insieme, in contemporanea, salvando i file in automatico e tracciando all’istante tutte le modifiche, senza dover installare nessuna applicazione. I documenti Google si integrano con Google Chat e Google Meet per lavorare insieme in videochiamata, oppure semplicemente dialogando in chat.

Per tutti gli aspetti che rimangono in sospeso a fine riunione, è possibile assegnare attività ai membri del gruppo e in questo modo i progressi continuano nel tempo. Creando una stanza virtuale per ogni gruppo o progetto, tutti i documenti, le chat e le attività assegnate ai membri del gruppo vengono raccolte in uno spazio di lavoro separato, accessibile ai membri del gruppo.

Questo modo di collaborare sostituisce centinaia di fotocopie l’anno (per chi lavora ancora con la carta) e altre centinaia di mail di scambio documenti (per chi lavora con gli applicativi office in modo tradizionale).

Intendiamoci, ormai per lavorare e coordinarsi anche in remoto ci sono molti applicativi. Ognuno ha scopi diversi e specializzazioni diverse. Prendi Asana o Trello per il project management, o anche Notion che unisce project management ad una potente gestione di database, oppure Miro, la geniale lavagna virtuale per fare brainstorming. Sono tutti fantastici. Ma credo che solo con Workspace si possa gestire la semplicità dei documenti office unita alla comunicazione e il coordinamento di gruppo.

Oltre a tutto questo, Google Workspace è gratuito per le organizzazioni di volontariato e le non profit.

In conclusione, lavorare e collaborare meglio è possibile, anche a distanza. Basta un pizzico di visione, disciplina e organizzazione. Forse per questo motivo il titolo scelto per il corso è “organizziamoci con Google Workspace”. Per me Google Workspace è sì organizzazione, ma anche e soprattutto collaborazione e condivisione.